Gün içerisinde onlarca hatta bazı günler yüzlerce mail alıp gönderiyoruz. Ancak bu mailleşmeler esnasında bazen bir kurumun imajını tamamen bitirebilen hatalar görüyoruz. Yazımızda bu hatalara biraz değinmek istedik.

• Daha önce görmediğiniz birine mail gönderirken Bey ya da Hanım sıfatlarını kullanmayın. İsimler her zaman cinsiyetleri bildirmez.
• Maillerinize gereksiz yere CC ya da BCC ekleyip mailleşme trafiğini anlamsız yere uzatmayın.
• Mailin konusu sizi hiç ilgilendirmese dahi her maile cevap vermek nezakettendir. Nazik olun. 24 saat içerisinde cevap veremeyecek durumdaysanız oto-mail ile dönemeyeceğinizi bildirin.
• Birden fazla kişiye gönderilmiş olan mailleri cevaplarken reply to all-hepsini yanıtla tuşu ile cevap vermeyi unutmayın.
• Kurumsal mail hesaplarıyla kişisel mailleşmeleri gerçekleştirmeyin. Çok yakın ahbabınız dahi olsa kurumsal mailleşmelerde muhakkak kurumsal bir dil kullanın.
• İmla kurallarına dikkat edin. Eğer kurallara hakim değilseniz Google Chrome kullanın ya da mailleşmeyin.
• Olumsuz haberleri mail yoluyla aktarmayın.
• Büyük harflerle yazılmış bir maili kimse dikkate almaz. Yazanları öldürelim mi diye referandum yapılsa evet derdim.
• E-mail yazarken kısaltmalar kullanmayın. MSN ya da Facebook Chat kullanmıyorsunuz, unutmayın.
• Yurtdışına gönderilen e-maillerde Türkçe karakterler kullanmayın ve unutmayın İ harfi İngilizce’de yok.
• E-mail gönderirken Konu-Subject kısmını boş bırakmamaya konuyla ilgili bir anahtar kelime içermesine dikkat edin.
• Soru, istek, rica belirten durumlarda “lütfen” demeyi, cevap aldığınızda da “teşekkür” etmeyi unutmayın.
• Asla sinirli ya da çok üzgünken mail göndermeyin.
• Karşı tarafa sadece “siz” diye hitap etmek ona karşı saygı duyduğunuzu göstermeye yetmez. Çok üst bir mevkiden dahi yazıyor olsanız da formal yazmayı sakın ihmal etmeyin. Mahalle ağzına hele hele görüşmediğiniz kişilerle düşmeyin.
• Maillerinizde duygusal simgeler 🙂 kullanmaktan çekinmeyin. Bu sizin duygularınızı daha net bir şekilde aktarmanıza yardımcı olur.
• Mail yolu ile bir makale/hikaye gönderirken mümkün olduğunca yazının yayınlandığı linki verin. Linki de URL kısaltıcılarla kısaltmayı ihmal etmeyin. Hatta linki yazının içine gömmek en güzelidir.

Ekleyebileceğiniz başka öneriler varsa çekinmeyin, alt kısımdaki yorum bölümünü kullanabilirsiniz.