Kurumiçi Sosyal Medya Prosedürü Nasıl Hazırlanır?

Kurumiçi sosyal medya prosedürleri artık olmazsa olmaz haline geldi. Çalışanlarınız aslında sosyal medyada sizi temsil etmekteler. Yazdıkları her şey doğrudan sizi ve markanızı da temsil etmekte. Bu nedenle çalışanlarınızın sosyal medyada neler yazdığı, neler yaptığı doğrudan sizi de ilgilendirmekte. Bu kişilik hakları savunucuları tarafından pekte hoş karşılanmıyor olsa da maalesef gerçek bu. Peki çalışanlarımızın sosyal medyada şirketimize zarar vermemesini sağlamak için ne yapabiliriz?

Sosyal medya prosedürleri tüm çalışanların uyması gereken kurallar bütünüdür. Sizlerle bu alanda yararlanabileceğiniz bir çalışmayı paylaşıyorum.

XXX Sosyal Medya Kılavuzu
Sosyal medya; akademisyenler, okul arkadaşları, mezunlar, diğer üniversiteler ve tüm dünya ile iletişim kurmaya yönelik yepyeni bir model sunarak çalışma şeklimizi değiştiriyor. Bu yeni iletişim ve etkileşim türünün daha güçlü ve daha başarılı iş ilişkileri kurmanıza yardımcı olacağına inanmakla birlikte, üniversitemiz için daha şeffaf, insanlara daha yakın ve kendini sürekli geliştiren ve iyileştiren bir algı oluşturacağına inanıyoruz. Ayrıca, sosyal medyanın, XXX’de yaptığımız işlere ve önem gösterdiğimiz konulara ilişkin ulusal ve küresel iletişimde yer almanızı sağlayan bir yöntem olduğunu düşünüyoruz.
Bu sayfada XXX’nün sosyal medyayla ilgili resmi kuralları yer almaktadır. Bu kurallar, itu.edu.tr’deki ve/veya diğer sitelerdeki web günlüklerinde, wiki’lerde, sosyal paylaşım ağlarında, sanal dünyalarda veya diğer herhangi bir sosyal medyada içerik oluşturan veya içeriğe katkıda bulunan XXX çalışanları veya taşeronları için hazırlanmıştır. Sosyal ağ araçları geliştikçe kılavuzda yer alan ilkeler de değişeceği için güncel ilkeleri takip etmek üzere düzenli aralıklarla kılavuzu kontrol etmeniz önerilir.
XXX adına sosyal bilgi işleme katılmak hak değil fırsattır, bu yüzden lütfen eylemlerinizi ciddiyet ve saygı çerçevesinde yerine getiriniz. Her türlü sosyal medya mecralarını kullanırken, dikkat etmeniz gereken kuralları sizin için aşağıda derledik. Lütfen siz de bu kurallar dikkatle okuyarak uygun şekilde uygulayınız.

1. Uyarılar
Dürüstlüğünüz -veya yalancılığınız- sosyal medya mecrasında kısa sürede fark edilir. Lütfen XXX’yü ahlaklı ve dürüst bir şekilde temsil edin.
• Açık olun: Gerçek adınızı kullanın, XXX’de çalıştığınızı ve görevinizi açıkça belirtin.
• Samimi olun: Tartışmakta olduğunuz bir konu hakkında menfaat sahibiyseniz, bunu ilk belirten siz olun ve konuyu net olarak açıklayın.
• Kendiniz olun: Uzmanlık alanınızı belirtin; bildiklerinizi yazın. XXX dışındaki bir sitede gönderi yayınlayacaksanız, lütfen aşağıdakine benzer bir yasal uyarı kullanın: “Bu sitede yayınladıklarım şahsıma aittir ve XXX’nün konumunu, stratejilerini ve görüşlerini temsil etmeyebilir.”
2. Koruma
Şeffaflıkla açıklanan ifadelerin XXX’nün güvenilirliğini, yasal ticari konuşma ilkelerini veya kendi gizliliğinizi ihlal etmemesine dikkat edin. Unutmayın, çevrimiçi olduğunuzda, kayıt altındasınız demektir. İnternet’te yayınlanan her şey herkes tarafından görülebilir ve aranabilir. Yazdıklarınızın sorumluluğu tümüyle size aittir.
• Sırları açıklamayın: XXX’nün özel olarak sınıflandırdığı bilgileri veya gizli bilgileri kesinlikle kamuya açıklamayın. Bu konudan emin değilseniz, XXX PR veya Kurumsal İletişim birimine danışın. Şu konuların açıklanması yasaktır: davalar, yayınlanmamış mali veriler ve piyasaya sunulmamış ürün bilgileri, araştırma raporları. Ayrıca, lütfen markaya, ticari markaya, telif haklarına, adil kullanıma ve ticari sırlara karşı saygılı olun. Emin değilseniz, yayınlamayın ve bekleyin.
• Rakipleri (veya XXX’yü) yermeyin: Kibarlığınızı koruyun. Yayınladığınız tüm açıklamalar doğru olmalı ve yanlış yönlendiren bilgiler içermemelidir; ayrıca tüm iddialarınız kanıtlanmış ve onaylanmış olmalıdır. XXX’ye ya da akademisyenlerine ait çalışmaların, araştırma raporlanının ve tezlerin kurum dışı ortamlarda yayınlanması için ilgili çalışmanın sahipleri ile iletişime geçerek izin alınmalıdır.
• Aşırı paylaşımda bulunmayın: Bir kez “paylaş” düğmesine tıkladığınızda bir daha geri dönemeyeceğinizi unutmayın. Makul olmak, içeriğinizin daha nitelikli ve hedef kitleniz açısından daha ilgi çekici olmasını sağlayacaktır.

3. Sağduyulu Olun
Algının gerçek bir boyutu vardır ve çevrimiçi sosyal ağlarda, kamusal ve özel ile kişisel ve profesyonel arasındaki sınırlar belirsizleşir. Kendinizi bir XXX çalışanı olarak tanıtarak, uzmanlığınız ve XXX ile ilgili bir fikir ortamı oluşturmuş olursunuz. Hepimizi gururlandırın.
• Değer katın: Kullanabileceğiniz milyonlarca sözcük arasından yararlı olanları ve insanları düşünmeye teşvik edenleri seçin. Bunun bir konuşma olduğunu unutmayın ve gerçek olmasını sağlayın. Yanıt vermeye davet eden içerikler yayınlayarak bir topluluk oluşturun ve bu topluluğunu ilgisini dinamik tutun. Ayrıca, aynı konuda içerik yazan başka kişilere gönderme yaparak ve içeriğinizin paylaşılmasına izin vererek iletişimin kapsamını daha da genişletebilirsiniz.
• Soğukkanlılığınızı koruyun: Sağlıklı tartışma ve tahrik edici tepki arasında nazik bir çizgi bulunabilir. Yazdıklarınızı başkalarını tahrik etmeden farklı bakış açılarına davet edecek bir çerçeveye oturtmaya çalışın. Her eleştiri veya hakarete yanıt vermek zorunda değilsiniz. Bu yüzden dikkatli ve düşünceli olun.
• Sorun mu var? Hata yaparsanız hatanızı kabul edin. Dürüst olun ve hatanızı hızlıca telafi edin. Gönderilerinizi bir blogda yayınlıyorsanız, yayınlanmış gönderileri değiştirebilirsiniz – değiştirdiğinizi belirtmeyi de unutmayın.

Moderasyon
Moderasyon, bir içeriğin sitede yayınlanmadan önce gözden geçirilmesi ve onaylanmasıdır. (Bu uygulama, ister XXX.com.tr sitesinde, ister başka bir sitede yer alsın, XXX adına yazılan her tür sosyal medya içeriği için geçerlidir.) XXX, üçüncü taraf web sitelerinde yayınlanan ve kullanıcı tarafından oluşturulan içerik olarak adlandırılan içeriği desteklemez ve bu tür içerikle ilgili hiçbir sorumluluğu kabul etmez. Bu kural, metin girişi ve yüklenen dosyalar (video, resimler, ses, yürütülebilir dosyalar, belgeler) için geçerlidir. XXX, kullanıcıların katılımını kesinlikle teşvik eder, ama sosyal medyayı herkes için güvenli bir yer haline getirebilmek amacıyla bazı kurallara uyulmasını bekler.
• Ön moderasyon: Bir site kullanıcının gönderi yayınlamadan önce kaydolmasını istese de, kullanıcı adı ve e-posta adresi kişiyi doğrulamak için yeterli değildir. Bu nedenle, en düşük risk/en yüksek güvenliği sağlamak için kullanıcıların oluşturduğu tüm içeriklerin moderasyondan geçmesini şart koşuyoruz. Atanan moderatör, tüm gönderileri tarayarak XXX’in ilkelerine uygun olduğunu doğrulayacaktır.
• Topluluk moderasyonu (reaktif moderasyon): Oturmuş, sağlıklı topluluklarda düzenli kullanıcılar tarafından uygulanan grup moderasyonu çok iyi sonuç verebilir. Bazı durumlarda ön moderasyon yerine bu moderasyonun kullanılmasına izin verilir. Bunun için başvuruda bulunmak ve onay almak gerekir.
• “Evin kuralları” İçerik ister ön moderasyondan, ister topluluk moderasyonundan geçiyor olsun, aşağıdaki üç ilkeye uyun: İyi, Kötü, ama Çirkin Olmayan. İçerik olumlu da olsa, olumsuz da olsa, konuyla ilgiliyse, XXX’in lehine veya aleyhine olmasına bakmaksızın içeriği onaylarız. Ancak içerik çirkin, saldırganca, kötüleyici veya tümüyle bağlam dışındaysa, içeriği reddederiz.
XXX’nün Sponsorluğu, Seçimi veya Teşviki ile Sosyal Medya Sitelerinde Yazı Yayımlama İlkeleri
XXX, şeffaflık taraftarıdır. Sosyal medya uygulayıcılarımızın(SMU), ilişkilerimizi, çalışmalarımızı, hizmetlerimizi ve anlaşmalarımızı kamuyla paylaşmalarına ve XXX ürünleriyle ilgili yazdıklarının gerçek ve kanıtlanmış olduğunu bildirmelerine önem gösteririz. XXX’nün ürün desteği sağladığı, teşvik ettiği veya diğer şekilde XXX’yle süregelen bir ilişkisi bulunan bir sosyal medya uygulayıcı iseniz, bu kılavuz size yöneliktir. Bu kılavuzla ilgili soru veya düşünceleriniz için lütfen XXX sponsorunuzla iletişime geçin.
XXX, sponsorlu, destekli veya teşvikli SMU’ların etkinlikleri de dahil olmak üzere, işimizle ilgili olan sosyal medya etkinliklerini takip eder. Açıklanmamış bir ilişki veya yanlış ya da aldatıcı bir ifade veya iddia bulursak düzeltmeniz için sizle iletişime geçeriz. Sponsorlu bir SMP olarak XXX, XXX hizmetlerine ilişkin sürekli olarak ve tekrar tekrar yanlış açıklamalarda bulunduğunuz fark edilirse sizinle olan ilişkimizi sonlandırabiliriz.

XXX Sponsorlu, Destekli veya Teşvikli SMUlar (Sosyal Medya Uygulayıcılar) için Etkileşim Kuralları
• Şeffaf olun: Lütfen XXX’yle olan ilişkinizi tüm teşvik ve sponsorlukları da dahil ederek açıkça belirtin. Bu bilginin her gönderinizde kamu ve okuyucular tarafından kolayca görünebilmesini sağlayın.
• Belirgin olun: XXX hizmetleriyle ilgili genel yargılarda bulunmak yerine özellikle kendi deneyimlerinizden bahsedin.
• Kendiniz olun: Birinci ağızdan yazmanızı ve XXX teknolojisiyle ilgili olarak kendi uzmanlık alanınıza yoğunlaşmanızı tavsiye ederiz.
• Dikkatli olun: Yazdıklarınızın sizin sorumluluğunuzda olduğunu ve bu kılavuza uymamanızın XXX’nün sponsorluğunu veya teşvikinizi tehlikeye atabileceğini unutmayın. Ayrıca, katıldığınız üçüncü taraf siteler için de lütfen aynı koşulları takip edin.

Markanızın Sosyal Medya Danışmanlığı ile daha geniş kitlelere seslenmesini ister misiniz?