Gmail hayatımıza ilk girdiği zamanlarda 2GB'lık depolama kapasitesiyle gelmişti. O zamanlar forumlarda 2GB'ı doldurmanın mümkün olmadığı konuşulmaktaydı. Şuanda ise kullanıcıların 10 ile 20 GB arasında kotaları bulunmakta. Ancak mail üzerinden işleriyle ilgili görüşmeler gerçekleştiren kullanıcılar için bu dosya kapasitesi artık yetmemeye başladı.
Outlook hafıza olarak bilgisayarınızın hafızasını kullandığından ve her gelen maili bilgisayarınıza indirttiğinden ötürü artık daha az kullanılır olmaya başlandı. Artık herkes software'lerden kaçıyor. Ancak yine de Gmail'in kotası yetmediğinden ve insanlar eski maillerini silmek istemediğinden farklı yöntemler ortaya çıktı. Bunlardan biri de Gmail Backup.
Gmail Backup programı ile Gmail hesabınızdaki tüm mailleri bilgisayarınıza indirip, saklayabilirsiniz. İhtiyaç duyduğunuz bir anda bilgisayarınız üzerinden maillerinizi okuyabilirsiniz.
Programı bilgisayarınıza indirdikten sonra Gmail giriş bilgilerinizi yazıp PC'nizde kaydetmek istediğiniz bölümü seçiyorsunuz. Yedeklemek istediğiniz tarih aralığını seçmenizin ardından tüm arşiviniz PC'nize inmiş oluyor.
Gmail Backup dışında iki yöntem daha bulunmakta. Bunlardan birincisi POP3 yöntemiyle Gmailinizdeki e-postalarınızı Outlook'a aktarmak diğeri ise her gelen maili farklı bir e-posta adresine yönlendirmek. Ancak hangi yöntemi kullanırsanız kullanın mutlaka maillerinizi arşivlemeyi ihmal etmeyin.