Her gün binlerce basın bülteni hazırlanıp gönderilmekte. Ancak bu bültenlerin bir çoğu daha okunmadan çöpe gitmekte. Basın bülteni yazmak maalesef öyle basit bir işlemden ibaret değil. Editörlerin filtrelerine takılmadan yayın aşamasına geçmek için bültenlerde uyulması gereken bazı kurallar bulunmakta. Peki etkili basın bülteni nasıl hazırlanır?

Öncelikle basın bültenleri hazırlanırken tıpkı bitirme tezlerinde olduğu gibi uyulması gereken biçimsel kurallar bulunmaktadır. Basına gönderilecek olan tarih mutlaka sağ üst köşede bulunmalıdır. Ortalanmış olarak büyük harflerle 14 punto kısa başlık ve 13 punto ile spot başlık yer almalıdır.

Toplamda 1 sayfayı geçmeyecek şekilde optimum 3 paragrafta bülten yazılır. Paragraflarda satır başı bırakılmaz. Paragraflar 12 punto Times New Roman ile yazılır. Her paragraf arasında bir satır boşluk bırakılır. Satır aralığı değeri 1,5 ve tüm metin her iki yana yaslı olarak yazılmalıdır.

Mutlaka bülteni gönderenin iletişim bilgilerini ve ünvanını içeren alt metin bulunmalıdır. Ayrıca bülten dosyasının ikinci sayfasında bültende bahsedilen firma/kişi bilgileri yer almalıdır. Bülteni gönderdiğiniz editör sizin markanızı tanımıyor olabilir, her seferinde kısaca markayı tanıtmanız elzemdir. Eğer bir projenin basın bülteni hazırlanıyorsa mutlaka bültenin sonunda künye yer almalıdır. Müşteri kimdi, projeyi kimler gerçekleştirdi, varsa yardımcı ajanslar hangileriydi sorularının cevapları mutlaka künyede yer almalıdır.

Çok sık yapılan hatalara gelecek olursak, basın bültenlerinde anlamlı anlamsız alt çizgi, italik, büyük harf kullanılmaz. Basın bültenleri ters piramit tekniği ile yazılmalı. Çoğu editör ve çoğu okuyucu yayınlanan haberin yalnızca ilk üç satırına göz gezdirecektir. Eğer ilk üç satırda okuyucuyu çekemeyecek bir bülteniniz varsa editörler bülteninizi yayınlamayacaklardır. Bu nedenle bülteninizin vurucu cümlesi ilk paragrafta yer almalıdır. İkinci paragraf ilk paragrafı destekleyen bilgilerden oluşurken son paragraf detayları vermelidir.

Basın bültenlerinin başlıklarında ise marka adı kullanmak oldukça önemlidir. (Eğer viral bir bülten hazırlamıyorsanız) Uzun başlıklar asla tercih edilmemelidir. Mümkünse bültenin gönderildiği mailde alternatif başlıklarda yer almalıdır. Spot başlıklar ise bültenin kısa özeti gibidir. Ancak spot başlık ile ilk paragraf aynı olmamalıdır. Başlık bir bültenin en dikkat çekici yeridir. Eğer editörlerin bülteninizi yayınlamasını istiyorsanız Google Adwords arama hacimlerini araştırarak en doğru başlığı seçmelisiniz.

Basın bültenlerinde kullanılan dil ile ilgili şahsen ben oldukça şikayetçiyim. Basın bültenleri doğrudan reklamınızı yaptığınız mecralar değildir. "Muhteşem markamız yine alanında çığır açan bir proje geliştirdi" diye başladığınız bir bülteni kaliteli içerik sağlayan hiç bir editör yayınlamaz. Basın bültenlerinde markanızı asla övmeyin. Basın bülteni yazarken asıl odaklanmanız gereken ürününüzün özellikleri değil faydaları olmalıdır. Eğer verebiliyorsanız bol bol istatistikle sunduğunuz faydayı açıklamalısınız.  Markanızdan 3.tekil şahıs olarak bahsetmelisiniz. Biz yaptık yerine marka yaptı demelisiniz.

Hazırlanan bültenlerde terminolojiden mümkün olduğunca uzak durmak gerekmekte. Eğer illa kullanılması gerekiyorsa aynı cümle içerisinde terimi açıklayan bir bölümde yazılmalı. Basın bültenlerinde zamir, -miş'li geçmiş zaman kullanılmaz. Eğer basın bülteninde tarih veriyorsanız yıl kısmı eğer içinde bulunduğumuz yıl ise yazılmaz. Hazırlanan bültenlerde marka/şahıs adları tekrar tekrar kullanılmaz. Bir kez yazmak yeterlidir.

Bülten yazımının sonunda mutlaka metin yazarı bülteni bir kez gözden geçirip Ne, Nerede, Nasıl, Ne Zaman, Neden ve Kim sorularına cevap verip vermediğini kontrol etmelidir.

Bültenle birlikte gönderilecek olan görseller kesinlikle ek olarak eklenmemelidir. Halen bir çok editör Outlook kullandığı için göndereceğiniz 20MB'lık mailleri indirecek olan editör bülteninizi kesinlikle yayınlamayacaktır. Mailinizin içinde link vererek görsellerinizi gönderebilirsiniz. Mümkün ise en az 3 farklı HD görsel bülteninizde bulunmalıdır. Ek olarak farklı boyutlarda hatta gönderdiğiniz web sitesinin manşetlerde kullanacağı görsel boyutlarına göre özel olarak hazırlanmış görseller de bülteninizin yayınlanma şansını artıracaktır.

Kurumunuzda SEO Eğitimi ile satışlarınızı nasıl artıracağınızı öğrenmek ister misiniz?