Sosyal medyada müşterileriniz için en önemli gün raporunuzu teslim edeceğiniz gündür. Raporunuzu sunarken müşterinizi ne oranda tatmin ettiğinizi gözünüzle göreceğinizden ötürü rapor hazırlama kısmı oldukça önemli. Müşterinizin sizinle çalışmaya devam edip etmeyeceğinin kararını raporlarınıza bakarken vereceğini unutmamak gerekiyor.

Hazırlayacağınız raporun en önemli kısmı aslında tasarımıdır. Tasarım noktasında bir parantez açmak gerekiyor. Sosyal medyada hazırlayacağınız bir içeriğin tasarımına 15 dakikadan daha uzun bir süre çalışmamak gibi bir kuralınız olmalı. Zira kullanıcının sadece 3 saniye bakacağı ve geçeceği bir içerik hazırlarken çok fazla özenmemeniz yararınıza olacaktır. Fakat raporlarda bu durum tam tersi. Hazırlayacağınız raporu müşterinizin her sayfasını analiz ederek okuyacağını falan düşünmeyin sakın. Müşteri sizin raporunuzun tek sayfasına dahi bakmayacak neredeyse. Zaten raporunuzu anlayabilecek durumda olsaydı o işi kendisi yapardı. Müşterinin tek bakacağı nokta raporunuzun tasarımı olacaktır. Düzenlediğim Dijital Pazarlama Eğitimi programlarında en sık karşılaştığım sorulardan birisi müşterinin raporunuzu ne derece ayrıntılı incelediği yönünde.

Raporunuzun En Önemli Kısmı Olan Yönetici Özeti Nasıl Hazırlanır?

Müşteriniz için raporun en önemli kısmı “Yönetici Özeti” dediğimiz raporun giriş kısmıdır. Raporunuzun kapağını tasarladıktan sonra ekleyeceğiniz ilk sayfa yönetici özetidir. Bu sayfada raporunuzun tamamında bahsettiğiniz konuların bir özetini ve gelecek ay ki hedeflerinize dair bir bölüm paylaşmanız, bu kısımda mümkün olan en az oranda terim kullanmanız gerekmektedir. Çünkü müşteri kullandığınız terimleri anlamayacaktır. Sakın havalı üç beş cümle kurayım, müşteri beni bir şey sansın diye düşünmeyin. Müşteriyi anlayacağı dilden ikna etmek yerine havalı cümlelerle kandırırsanız mutlaka bir başkası da müşterinizi kandıracak ve müşterinizi elinizden alacaktır.

Raporunuzun İçeriğinde Neler Olmalı?

Raporunuz hakkında vereceğiniz en stratejik kararlardan birisi raporun ne kadar kapsamlı olacağı ve kaç sayfa olacağıdır. Deneyimlerim şunu gösteriyor ki raporunuzu ne kadar uzun tutarsanız müşterinin rapora olan ilgisi o kadar azalıyor ve soruları çoğalıyor. Diğer yandan her periyotta yapacağınız iş oranı da artıyor. Bu nedenle raporu mümkün olduğunca kısa tutmak ilk yapmamız gerekenlerin başında geliyor. Raporunuzun ilk bölümünde vermeniz gereken iki önemli metrik bulunmakta. Kitle raporu ve etkileşim raporu. Sayfanızdaki kitlenizin bir önceki aya oranla ne ölçüde büyüdüğü, kaç kişiye ulaştığı ve en büyük 5 rakibinizin kitlelerindeki değişimi ve oranlarını verdiğiniz bir sayfa eklemelisiniz. İkinci sayfada ise aldığınız etkileşimler (beğeni, yorum, paylaşım) geçen aya oranla ne kadar değiştiğini ve rakiplerinizdeki etkileşim oranlarının değişimini vermelisiniz. Rakiplerinize ait verileri Socialbakers’tan edinebilirsiniz.

Raporunuzda Açıklamalara Yer Vermelisiniz

Raporunuzda her sayfanın altında bir metin alanı bulunmalı. Bu metin alanında sayfadaki grafiklerde ne anlatıldığı ayrıntılı bir şekilde yer almalı. Eğer sade bir dille grafikte yer alan bilgileri anlatmazsanız müşteriniz grafiğinizi okuyamayacaktır. Eğer müşterinizin sizden istediği özel bir veri yoksa raporunuzun ilerleyen sayfalarında ilgili periyotta en çok “etkileşim” alan 3 içeriğinize yer vermelisiniz. En yüksek etkileşim alan içeriklere yer vermemizin asıl sebebi müşterinin gözünü boyamak değil müşteri ile bu tip içeriklerin sayısını nasıl artırabileceğimizi konuşmak olmalı.

Raporlarınızı Hangi Periyotlarla Hazırlamalısınız?

Raporlar genellikle aylık olarak hazırlanırlar. Ancak müşterinin talebine bağlı olarak 15 günde bir ya da 3 ayda bir raporlarda hazırlamanız gerekebilir. Özellikle sayfadaki iletişimin yoğunluk durumuna göre bu oranlar değişmekte. Standart raporların dışında kampanyalarınızın da raporlarını hazırlamanız gerekecektir. Kriz dönemlerinde ara raporlarla müşteriyi sürekli bilgilendirmek gerekecek, eğer izlediğiniz anahtar kelimeler varsa da yine belirli periyotlarda monitoring raporları da hazırlamanız gerekecektir.

En Önemli Soru: Neden Rapor Hazırlıyoruz?

Bilinenin aksine raporlar müşteriye kendinizi gösterme ya da bir sınava tabi tutulduğunuz materyaller değildir. Raporlar müşteriye yeni bir şeyler satabilmeniz için hazırlanır. Müşteriye “bak rakipler video içeriklerle bizim önümüze geçmiş, biz de video içerikler hazırlayalım, bize X lira ver” diyebilmenizin yoludur. Hazırlayacağınız raporu asla müşteriye hesap vermek gibi görmeyin. Eğer bu şekilde görür ve ona göre hazırlanırsanız müşteri de üzerine düşen görevi yapar ve sizden hesap sorar.

Verileri Nereden Çekeceğiz?

Facebook ve Twitter’ın raporlar kısmında bulunan “dışa aktar” bölümünden Excel’e aktaracağınız veriler oldukça kapsamlı bir rapor hazırlamanız için size yeterli olacaktır. Aslına bakarsanız ek başka bir araç kullanmanıza gerek yok. Sadece bu tabloları iyi okuyabilmeniz ve yorumlayabilmeniz gerekiyor. Eğer bu tabloları okumakta zorlanıyorsanız Socialbakers ve Boomsocial’dan faydalanabilirsiniz.